Facturation

La liste des factures

Pour accéder à la liste des factures :

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1. Depuis votre interface foodizy.fr, cliquez sur l'item "Facturation" dans le menu à gauche de votre écran

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Éditer une facture

Pour ajouter une nouvelle commande, cliquez sur le bouton "Créer une facture" situé en haut à droite de la liste des factures. Pour modifier une facture existante, cliquez sur son libellé dans le tableau.

Une facture se compose de 3 parties.

• Un entête qui regroupe les informations générales de la facture ;

• des lignes de facturation pour chaque élément facturé ;

• un pied de page.

Entête de facture

L'entête d'une facture

Chaque commande déclarée comme étant livrée ou remise en main propre, génère automatiquement une facture provisoire avec une reprise des lignes de produits commandés comme éléments à facturer. Cependant, vous pouvez également créer de toute pièce une nouvelle facture. Pour ce faire, dans la même logique que le bon de commande, vous disposez d'un menu déroulant à droite de l'entête de facture, vous permettant de sélectionner le point de vente client. Une fois sélectionné, les champs "Condition de règlement" et "Remise générale" de la facture sont automatiquement initialisés avec les préférences de facturation saisies sur la fiche point de vente.

Un numéro de facture est attribué automatiquement dès la finalisation du document (le bouton d'action de finalisation apparait après un premier enregistrement de la facture). Charge à vous de sélectionner également le bon type de document souhaité parmi 3 types de pièces comptables possibles : facture de vente, proforma, avoir.

Une fois votre facture enregistrée, de la même façon que pour les commandes, des boutons d'action en haut à droite de l'entête apparaissent.

• pour télécharger sur votre ordinateur la version numérique de la facture ;

• pour consulter et imprimer la version .pdf de la facture.

Le statut d'une pièce comptable prend trois états possibles :

• À finaliser, pour les pièces comptables qui sont encore des ébauches ;

• Finalisée, pour les documents qui ont fait l'objet de votre validation et qui ont été transmis aux clients ;

• Archivée, pour les documents qui sont acquittés.

Afin de répondre à certaines contraintes légales propres aux logiciels de facturation électronique, foodizy.fr doit garantir (notamment) l'inaltérabilité des données une fois les documents émis. Par conséquent, le passage d'un statut à un autre est sous votre contrôle.

Lignes de facturation

Pour les factures qui sont générées automatiquement après chaque commande livrée ou remise en main propre, les lignes de produits commandés deviennent des lignes de facturation. Tant que le document n'est pas finalisé, il vous est bien sûr possible d'ajouter de nouveaux produits facturés en cliquant sur le bouton "Ajouter des produits" en bas à droite des lignes existantes pour ajouter des produits issus de votre catalogue. Et pour ajouter des lignes de facturation qui n'en seraient pas issues, vous avez la possibilité d'ajouter des lignes de saisies libres. Ces lignes de saisies ne répondant à aucune exigence particulière, il vous suffit de cliquer sur "Autres saisies..." puis sur le bouton "Ajouter une facturation libre..." pour en faire apparaitre autant que nécessaire. A vous de simplement bien renseigner une quantité et un prix unitaire pour chaque ligne affichée, ainsi qu'une description de l'article hors catalogue ou du service à facturer.

Si vous souhaitez retirer une ligne de facturation, cliquez simplement sur l'icône en fin de ligne.

Pied de page de la facture

Le pied de page est composé d'un champ de notes vous permettant d'ajouter toute information utile à la facture et à son règlement. Il vous est également possible d'octroyer une remise générale sur la facture de votre client, à condition que l'ensemble des lignes de facturation répondent à la même T.V.A. Dans le cas contraire, la remise s'applique uniquement ligne par ligne.

Enfin, d'autres informations sont automatiquement reportées au pied de votre facture : le montant total hors taxe facturé, mais aussi le montant de la T.V.A et le montant T.T.C.

Supprimer une facture

Il n'y a que la suppression d'une facture dont le statut est à finaliser qui peut se faire à tout moment sans contrainte particulière. Autrement, il n'est pas possible de supprimer une pièce comptable qui aurait dépassé ce stade et qui ne serait donc plus un document de travail. Pour supprimer une facture, cliquez sur le bouton en bas à droite de votre écran et confirmez la suppression.